Dienstreisen in Zeiten von Krisen
Die zunehmende Globalisierung hat zu einer erheblichen Zunahme internationaler Reisen geführt, sei es für Urlaubszwecke oder Geschäftsreisen. Dabei finden viele Geschäftsreisen in Ländern und Regionen statt, die einem erhöhten Sicherheitsrisiko ausgesetzt sind.
Neben den klassischen Risiken wie Krankheit, Gepäckverlust, Diebstahl/Raub, Unfällen und Unruhen/Streiks/Demonstrationen haben globale Entwicklungen wie internationaler Terrorismus, extreme Wetterphänomene und Naturkatastrophen das Reisen zu einer zunehmend risikoreichen Aktivität gemacht.
Das gestiegene Sicherheitsbedürfnis von Mitarbeitern hat dazu geführt, dass Unternehmen verstärkt Maßnahmen im Bereich des Travel Risk Managements ergreifen. Unternehmen haben eine gesetzliche Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern, die sie dazu verpflichtet, sie vor Gefahren für Leib und Leben zu schützen, soweit dies möglich ist. Dies schließt auch Dienstreisen in risikoreiche Länder ein. Zusätzlich kann eine gute Reisesicherheitspolitik dazu beitragen, Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden.
Die COVID-19-Pandemie hat das Thema Reisesicherheit weiter in den Vordergrund gerückt. Grenzschließungen, sich ständig ändernde Ein- und Ausreisebestimmungen sowie lokale Einschränkungen haben die Anforderungen an das Reise- und Sicherheitsmanagement von Unternehmen erhöht. Reisende müssen vor und während ihrer Reise über Risiken und Einschränkungen informiert werden, damit sie sich optimal vorbereiten und angemessen reagieren können.
Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, ist der Einsatz innovativer Technologien erforderlich, um Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Ein effizientes und automatisiertes Travel Risk Management kann dazu beitragen, die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Unternehmen sollten vor Reisen umfassende Informationen zu Risikokategorien, Handlungsempfehlungen, Einreise-/Ausreise- und gesundheitlichen Bestimmungen bereitstellen. Während der Reise sollten genaue und zeitnahe Informationen über eine sich ändernde Bedrohungslage zur Verfügung gestellt werden. Die Möglichkeit der Lokalisierung von Mitarbeitern und eine 24/7-Notfallhotline für medizinische Fragen oder Sicherheitsthemen sind ebenfalls wichtige Bestandteile eines modernen Travel Risk Managements. Ein solches Programm kann nicht nur dazu beitragen, Haftungsrisiken zu minimieren, sondern auch das Wohlbefinden und die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleisten.
Mögliche Bausteine für ein modernes Travel Risk Management
- Reiseziel Manager: Strukturierte und aktuelle Informationen zu COVID-19, um zu entscheiden, ob und unter welchen Bedingungen Geschäftsreisen in bestimmte Länder oder Regionen möglich sind. Eine 24/7 Corona-Hotline kann zusätzliche Unterstützung bei individuellen Fragen bieten.
- Länder Information: Umfassende Informationen über verschiedene Länder und internationale Metropolen. Mitarbeiter können sich bereits vor der Reise zu potenziellen Risikofaktoren im Zielland informieren und wertvolle Verhaltenshinweise erhalten.
- Globales Monitoring: Ein webbasiertes Portal mit Dashboard-Ansichten ermöglicht einen Überblick über Reisende, Ereignisse und versendete Warnungen. Es kann auch ein Kommunikationsmodul enthalten sein, um eine schnelle Reaktion und Rückmeldung zu ermöglichen.
- Reise Tracking: Die Möglichkeit, jederzeit den Standort der reisenden Mitarbeiter zu wissen. Analyse- und Tracking-Funktionen helfen dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, ob Mitarbeiter von aktuellen Ereignissen betroffen sind. Dies geschieht durch das automatisierte Abgleichen von Ereignissen mit den Buchungsdaten des Unternehmens.
- Mobile App: Eine mobile Anwendung kann GPS-basierte Push-Benachrichtigungen über Gefahren und relevante Einschränkungen am Standort des Reisenden senden.
- Assistance-Leistungen inklusive 24/7-Hotline: Eine Notfallhotline steht den Mitarbeitern weltweit rund um die Uhr zur Verfügung und bietet Unterstützung durch Fachärzte, medizinische Fachkräfte, Krisenmanager und Partner-Netzwerke bei medizinischen oder sicherheitsrelevanten Fragen und Problemen.
Die Erfüllung der gesetzlichen Fürsorgepflicht in Bezug auf Reisen beinhaltet die Bereitstellung umfassender Informationen und Unterstützung für Mitarbeiter vor und während ihrer Reisen. Verletzungen dieser Pflicht können schwerwiegende Konsequenzen haben, einschließlich Schadensersatzansprüchen und strafrechtlichen Konsequenzen.
Der Abschluss einer Auslandsreiseversicherung allein ist nicht ausreichend, um die gesetzliche Fürsorgepflicht des Unternehmens zu erfüllen. Es ist wichtig, dass Unternehmen proaktive Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter auf Reisen zu gewährleisten.
Durch ein effektives Travel Risk Management können Unternehmen nicht nur ihren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter stärken, das Employer Branding verbessern und wertvolle Talente gewinnen und binden.
Travel Risk Management Maßnahmen
Reisevorbereitung und Schulung: Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern Schulungen und Richtlinien zur Verfügung stellen, um sie auf potenzielle Risiken während der Reise vorzubereiten. Dies kann Themen wie persönliche Sicherheit, Gesundheitsvorsorge, Verhaltensregeln und den Umgang mit Notfällen abdecken.- Krisenkommunikation: Es ist wichtig, dass Unternehmen klare Kommunikationswege und -verfahren für den Fall einer Krise oder eines Notfalls auf Reisen haben. Mitarbeiter sollten wissen, wie sie im Ernstfall Informationen erhalten und mit dem Unternehmen in Kontakt treten können.
- Reiserichtlinien und -genehmigungsprozesse: Unternehmen sollten klare Richtlinien für Geschäftsreisen erstellen, einschließlich Reisebudgets, Genehmigungsverfahren und Anforderungen für die Buchung von Unterkünften und Transportmitteln. Dies hilft dabei, Risiken zu minimieren und eine konsistente Herangehensweise an Reisen im Unternehmen sicherzustellen.
- Partnerschaften mit Sicherheitsdienstleistern: Unternehmen können Partnerschaften mit spezialisierten Sicherheitsdienstleistern eingehen, um Zugang zu aktuellen Informationen, Risikoanalysen und Unterstützung in Notfällen zu erhalten. Diese Dienstleister können auch bei der Entwicklung und Implementierung von Travel Risk Management-Programmen unterstützen.
- Überwachung und Analyse von Reisedaten: Unternehmen sollten Daten über Reisen und Sicherheitsvorfälle sammeln und analysieren, um Trends und Risikomuster zu identifizieren. Diese Informationen können genutzt werden, um die Reiserichtlinien und -prozesse kontinuierlich zu verbessern und zukünftige Risiken besser einzuschätzen.
- Kontinuierliche Bewertung und Anpassung: Travel Risk Management ist ein sich entwickelndes und anpassungsfähiges Konzept. Unternehmen sollten regelmäßige Bewertungen durchführen, um sicherzustellen, dass ihre Maßnahmen und Programme den aktuellen Bedrohungen und Herausforderungen gerecht werden. Neue Risikofaktoren wie politische Instabilität, Gesundheitskrisen oder Naturkatastrophen erfordern eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Strategien.
Durch die Implementierung dieser zusätzlichen Maßnahmen können Unternehmen ein umfassendes und effektives Travel Risk Management etablieren, um die Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter auf Geschäftsreisen zu gewährleisten.
ISO 31030:2021 Travel Risk Management
Die Norm (ISO 31030:2021 Travel Risk Management) wurde als Leitfaden für Organisationen entwickelt, um das Risikomanagement auf Geschäftsreisen zu unterstützen und der zunehmenden Bedeutung von Reiserisiken gerecht zu werden.
Doch welche neuen Aspekte bringt dieser neue Standard mit sich und für welche Organisationen ist er geeignet?
Die ISO 31030:2021 ist die erste Norm ihrer Art und schließt eine langjährige Lücke im Regelwerk der ISO-Normen. Sie bietet einen umfassenden Ansatz zur Entwicklung, Umsetzung, Bewertung und Überprüfung eines Reisesicherheitsmanagementsystems. Dies umfasst nicht nur die Erstellung von Richtlinien und Programmen, sondern auch die Identifizierung und Bewertung von Reiserisiken, Schwachstellen und Stärken sowie die Entwicklung geeigneter Maßnahmen zur Risikobehandlung.
Der neue Standard bietet zahlreiche Vorteile. Grundsätzlich ist die ISO 31030:2021 für jede Art von Organisation geeignet, nicht nur für Wirtschaftsunternehmen, sondern auch für staatliche oder gemeinnützige Organisationen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Tätigkeitsfeld. Sie dient als einheitlicher und international anerkannter Leitfaden, der Sicherheits- und Reisemanagern sowie Personalverantwortlichen bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt.
Ein besonderes Augenmerk legt die Norm auch auf die Kultur innerhalb der Organisation. Es ist wichtig, dass Reiserisiken ernst genommen und die Bedeutung angemessener Sicherheitsprozesse und -strukturen erkannt wird, um ein erfolgreiches Reisesicherheitsmanagementsystem zu implementieren. Die ISO 31030:2021 kann hierbei unterstützen und das Vertrauen der Mitarbeiter in die Sicherheit auf Geschäftsreisen erhöhen.
Gleichzeitig trägt die Norm zum Business Continuity Management bei und ermöglicht geschäftliche Aktivitäten an Orten mit erhöhten Reiserisiken. Organisationen, die die Anforderungen der Norm erfüllen, verringern zudem das rechtliche Risiko im Falle eines Zwischenfalls. Um die Neuerungen der ISO 31030:2021 zu verstehen und in die Praxis umzusetzen, finden Sie im Internet professionelle Leitfäden und E-Learning-Kurse zum Thema Reisesicherheit. Hier finden Sie einen Auszug der ISO 31030:2021 auf englischer Sprache.
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